Ratgeber
KI und DSGVO: Wo Ihre Daten landen, wenn Sie Dokumente automatisieren
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Die Frage, die jede Kanzlei und jedes Unternehmen zu Recht stellt, bevor über Automatisierung gesprochen wird: Wo landen unsere Dokumente? Die Antwort hängt von Designentscheidungen ab, die am Anfang getroffen werden müssen, nicht im Nachhinein entdeckt.
Die richtige Frage vor dem Start
Der Umgang mit Daten wird in der ersten Analyse festgelegt, bevor eine Zeile Code geschrieben ist: Was gelangt in den Ablauf, wo wird es verarbeitet, wie lange wird es gespeichert, wer darf es sehen. Ein Anbieter, der diese Fragen im Angebot nicht beantworten kann, wird sie später auch nicht beantworten.
Für Berufsgeheimnisträger oder für alle, die Daten Dritter verarbeiten, ist das keine Bürokratie, sondern der Rahmen, in dem Automatisierung überhaupt stattfinden darf.
Cloud, private Cloud oder lokal: drei Szenarien
Die großen Cloud-Modelle (Googles Gemini, auch über Vertex AI, Mistral, OpenAI) bieten die höchste Qualität bei geringstem Infrastrukturaufwand. Die Daten laufen über die Server des Anbieters gemäß dessen Vertragsbedingungen, die gelesen und bewertet werden müssen: Verarbeitungsregion, Nutzung fürs Training, Speicherfristen.
Ein Mittelweg ist der Betrieb des Modells in einem dedizierten Cloud-Bereich, in einer EU-Region und mit vertraglicher Zusicherung, dass nicht trainiert wird, wie es einige Enterprise-Plattformen erlauben.
Die dritte Option ist der lokale Betrieb des Modells, auf Ihren eigenen Servern oder einem dedizierten Server, zum Beispiel mit Ollama. Die Dokumente verlassen Ihre Infrastruktur nie.
Lokale Modelle: wann sie sinnvoll sind
Ein lokales Modell ist kleiner als die Cloud-Modelle und bei offenen Aufgaben im Allgemeinen weniger leistungsfähig. Bei einer klar umrissenen Aufgabe, etwa ein Dutzend Felder aus einem bekannten Dokumenttyp zu extrahieren, erreicht ein kleineres Modell aber oft die Qualität eines größeren zu einem Bruchteil der Kosten.
Deshalb vergleichen wir in jedem Projekt die Kandidaten anhand der echten Dokumente des Kunden, messen Qualität und Kosten und wählen den besten Kompromiss. Dürfen die Dokumente Ihre Systeme nicht verlassen, findet der Vergleich unter lokalen Modellen statt.
Datenminimierung und Speicherdauer
Die DSGVO verlangt, nur notwendige Daten zu verarbeiten und sie nur so lange wie nötig aufzubewahren. Auf Dokumentenautomatisierung übertragen heißt das: dem Modell nur die für die Extraktion nötigen Teile des Dokuments schicken, keine Zwischenkopien ohne Grund aufheben, eine Aufbewahrungsfrist für Logs festlegen und einhalten.
Konfidenzwert und menschliche Prüfung gehören ins selbe Bild: Entscheidungen mit erheblicher Wirkung auf Personen trifft das Modell nicht allein.
Was Sie einen Anbieter fragen sollten
Fünf Fragen genügen, um ein seriöses Projekt zu erkennen: Welche Modelle nutzen Sie und wo laufen sie; werden meine Daten fürs Training verwendet; in welcher Region findet die Verarbeitung statt; wie lange bleiben Logs und Kopien bestehen; wer ist Auftragsverarbeiter und mit welchem Vertrag.
Unsere Antworten legen wir gemeinsam mit Ihnen in der ersten Analyse fest. Der Umgang mit den auf dieser Website erhobenen Daten ist in unserer Datenschutzerklärung beschrieben.